Office Coordinator

Stockholm
Application deadline 2020-06-01

4C Strategies is a leading provider of organisational resilience, readiness & training solutions by integrating our Exonaut® software and expert services.

Our people, processes and software have been battle tested in mission critical environments within the public, private and military sectors.

Founded in 2000, 4C Strategies now serve over 200 clients in 70 countries around the globe. We contribute to a safer society by combining the power of digital innovation with industry expertise to build the resilience of organisations, their people and clients. 4C Strategies offices are located in Stockholm London, Malmö, Orlando, Warminster, and Washington D.C


Arbetsuppgifter


Är du utåtriktad och motiveras av att ge service? Är du strukturerad och har ett öga för ordning och detaljer? Då kan du vara personen vi söker!

I rollen som Office Coordinator är du vårt ansikte utåt och spindeln i nätet vad gäller service, administration och praktikaliteter kring våra kontor. Du kommer få en mycket stor variation av arbetsuppgifter och tjänsten förutsätter att du som person förstår vikten av ett professionellt och representativt kundbemötande samt är duktig på att prioritera och självständigt strukturera ditt arbete.

Du kommer utgå från våra lokaler mitt i centrala Stockholm men arbete mot vårt kontor i Malmö ingår. Resor i tjänsten kan förekomma.

I ditt arbete ingår bland annat:

  • Ansvara för att ta emot och bemöta externa och interna besökare i vår reception
  • Ansvara för växeln samt kontakt med service- och leverantörsföretag kopplat till kontorsservice
  • Sköta löpande beställning av lunch, fika, frukt samt kontorsmaterial
  • Sköta beställning av kontorsutrustning och kontorsinredning
  • Planering och bokning av personalevents
  • Stöttning med viss fakturahantering samt posthantering
  • Stötta ledningspersoner i diverse administrativa uppgifter
  • Ansvara för att kontorets gemensamma ytor är representativa
  • Vara delaktig i det systematiska arbetsmiljöarbetet tillsammans med HR

Önskvärd kompetens och erfarenhet

  • Gymnasieutbildning
  • Minst tre års erfarenhet av en liknande roll
  • Förmåga att uttrycka dig obehindrat i tal och skrift på såväl svenska som engelska
  • God kunskap i Microsoft Office-paketet
  • Erfarenhet från liknande roll i internationell miljö är meriterande

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och söker dig som är prestigelös och med lätthet kan prioritera och se vad som behöver göras. Rollen förutsätter att du är en duktig administratör och problemlösare som med noggrannhet och kvalitet kan leverera enligt deadlines. Du är duktig på att självständigt strukturera ditt arbete och du arbetar lika väl självständigt som i grupp. Du har ett professionellt förhållningssätt, hög integritet och förmåga att skapa goda relationer.


Övrig information


Start: Omgående

Omfattning: Heltid (vi tillämpar 6 månaders provanställning)

Placering: Vattugatan 17 Stockholm

Observera att då våra uppdrag ofta innebär hantering av känslig information behöver alla våra medarbetare vara beredda på att genomgå säkerhets- samt registerkontroll, antingen i samband med anställning eller under anställningstiden.

Välkommen med din ansökan innehållande CV och personligt brev via annonsen. Vi tar inte emot ansökningar via mail.

Vi intervjuar löpande, så skicka gärna din ansökan så snart som möjligt, men senast den 1 juni 2020

Thank you for your application! Application submit failed, please try again Apply quick and easy

Please provide your first name.
Please provide your last name.
Please provide a valid e-mail.
Please provide your birthdate in the form YYYY-MM-DD ex. 1983-04-27.
Drop your picture here or click
Please provide an answer.
Please provide an answer.
010
Please provide an answer.
Please provide an answer.
Drop your documents here or click
Please provide at least one document (ex CV, letter, grades)
    The file size cannot exceed 10 MB
    Please send the documents in PDF or Word format.
    Please approve the Privacy Policy.

     

    5 %